Zapytanie ofertowe BIOFACH 2024
2 sierpnia 2023, Warszawa,
Polska Izba Żywności Ekologicznej ogłasza:
Zapytanie ofertowe na realizację projektu:
Polska Izba Żywności Ekologicznej na Biofach:
Przedmiotem projektu jest przygotowanie stoiska i przestrzeni do pozyskiwania potencjalnych kupców polskich ekologicznych owoców, warzyw, zbóż i przetworów z tych produktów.
W ramach dofinansowania planujemy udział w targach BIOFACH 2024 na polskim, wspólnym stoisku realizowanym przez KOWR.
W ramach grantu do pokrycia są koszty reprezentacji Izby która zaprezentuje na stoisku minimum 50 produktów: polskich producentów owoców, warzyw i zbóż.
Będą to produkty polskich producentów, którzy, by je jak najlepiej zaprezentować również będą obecni na stoisku Izby. W ramach kosztów stoiska należy pokryć koszty: przestrzeń targową, wyposażenie (najem), pakiety komunikacyjne umożliwiające wystawienie niniejszych produktów i wymagane przez targi, koszty reprezentacji (max 2 osoby na producenta reprezentującego minimum 5 produktów) oraz działań promocyjnych i organizacyjnych towarzyszących stoisku. Pozostałe koszty pobytu (jak wyżywienie, ew. pozabudżetowe koszty dojazdu czy hotelu w przypadku kolejnych zwyżek cenowych czy większej liczby reprezentantów z poszczególnych firm) zostanie pokryte przez producentów samodzielnie i nie są uwględnione w projekcie.
Aby udział w targach był efektywny należe, zaplanować umówienie przynajmniej 50 spotkań w naszej przestrzeni targowej oraz u innych wystawców targowych dla reprezentantów Izby oraz polskich producentów – podwystawców stoiska PIŻE pokazujących na targach swoje produkty. Spotkania i program stoiska zostanie przygotowany przez agencję, która zna rynek niemiecki oraz europejski. Agencja zorganizuje też logistykę całego wyjazdu, wraz z noclegiem.
Każdym targom towarzyszy tzw. wieczór wystawców, na którym w mniej formalnej formule można nawiązać znajomości i rozpocząć biznes. Zaplanowaliśmy zakupienie po 2 bilety dla wszystkich uczestniczących w projekcie firm oraz dla 4 członków zespołu Izby.
Ponadto należy przygotować materiały drukowane na temat atrakcyjności rynku polskiego i możliwości kontaktowania się z polskimi producentami bio chętnymi do eksportu i nawiązania kontaktów (na Biofach).
W sumie na wspólnym stoisku będzie zaprezentowanych minimum 50 produktów wytwarzanych przez min 5 firm z branży owoców i warzyw i 5 zbożowych.
Zaplanowaliśmy też działania dodatkowe, które pomogą nam zachęcić potencjalnych odbiorców do odwiedzenia naszego stoiska:
– przygotowanie stoiska z bezpłatną, ekologiczną kawą polskiego producenta BIO, która ma być atrakcją dla zwiedzających. Do kawy zapewnimy słodki poczęstunek.
– dodatkowo planujemy umieszczenie w wejściu na hale Biofach znaków informacyjnych z zaproszeniem na nasze stoisko lub hostess – w zależności od tego, co i jak Biofach nam wyceni, bo na dzień dzisiejszy nie otrzymaliśmy żadnych odpowiedzi w tym temacie.
Grupą docelową są kupujący – branża z Polski i Europy oraz krajów pozaeuropejskich, w szczególności:
– przetwórcy ekologiczni poszukujący owoców, warzyw, zbóż – głównie z Europy
– sieci, głównie ekologiczne, ale nie tylko,
– dystrybutorzy żywności ekologicznej z Europy i Świata
– sklepy internetowe i stacjonarne
– organizacje pozarządowe – bliźniacze do PIŻE – z którymi kontakt ułatwia dystrubucję polskich produktów i surowców
Potencjalnych kupców jest na zaproponowanych targach ponad 10 000 (raport z poprzednich edycji Biofach). Potrzebą na jaką odpowiada niniejszy projekt jest wymiana kontaktów, możliwość zaprezentowania oferty, rozpoczęcie rozmów w sprawie wymiany handlowej.
Agencje i podwykonawców prosimy o przedstawienie oferty wraz z wyceną do dnia 16 sierpnia 2023 roku według wzoru DOSTĘPNEGO TUTAJ
Prosimy o informacje na temat Państwa doświadczenia w realizacji podobnych kampanii i poszczególnych działań, z uwzględnieniem doświadczenia w realizacji:
- stoisk targowych
- umawiania spotkań B2B i znajomości rynku niemieckiego i europejskiego żywności ekologicznej
KRYTERIA OCENY OFERTY
Ocena ofert
- Złożone oferty zostaną ocenione pod względem spełniania warunków formalnoprawnych udziału w postępowaniu oraz pod względem merytorycznym, określonych w Zapytaniu. Szczegółowe zapisy tabeli przedstawionej w konkursie są wymagane, a ich brak będzie powodował odrzucenie oferty.
- Jeżeli oferta nie spełni któregokolwiek z warunków udziału w postępowaniu wymienionych w zapytaniu ofertowym zostanie odrzucona. Warunkiem formalnym dopuszczenia do dalszej oceny jest złożenie oferty w terminie.
- Ocenie merytorycznej zostaną poddane wyłącznie oferty spełniające kryteria oceny formalnoprawnej w tym obecność wszystkich wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym załączników.
- Oferty pod względem merytorycznym oceniane będą punktowo. Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta, wynosi łącznie 100 pkt.
- Za najkorzystniejsza ofertę zamawiający uzna tę, która otrzymała największą ilość punktów spośród ocenianych ofert, w oparciu o ustalone kryteria oceny merytorycznej.
- Złożona oferta musi oferować całość działań projektowych.
| Lp. | Kryterium | Maksymalna liczba punktów |
| 1. | Cena | 70 |
| 2. | Przedstawienie szczegółowej koncepcji obecności na targach, | 30 |
KRYTERIUM 1 – CENA
Kryterium będzie rozpatrywane w oparciu o podane całościowe bezpośrednie koszty podwykonawstwa, czyli łącznie koszty przygotowania i realizacji działań i wynagrodzenia organizacji wdrażającej. Zamawiający przydzieli każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów wg poniższego wzoru:
C min
C = ____________________ x 70 pkt
C x
gdzie:
C – liczba punktów za kryterium „cena”;
C min – najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert;
C x – cena oferty rozpatrywanej
Oferent, który zaproponuje najniższą cenę, otrzyma 70 punktów, natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów według powyższego wzoru.
KRYTERIUM 2 – SZCZEGÓŁOWA KONCEPCJA OBECNOŚCI NA TARGACH
Zamawiający przyzna każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów (maksymalnie 30 pkt.). Zamawiający przyzna punkty, uwzględniając poniższe kryteria:
| Atrakcyjność proponowanych aktywności pod kątem wzbudzenia zainteresowania uczestników targów i zwiększenia liczby odwiedzających stoisko. Oceniany będzie sposób organizacji przestrzeni stoiska (wymagane porozumienie z KOWR w tym zakresie, jako załącznik do oferty), ekspozycji, jakość poczęstunku, dodatkowe działania promujące stoisko na targach. | 0-10 pkt |
| Proponowany zakres spotkań z potencjalnymi kupcami: wymagany załącznik z zaproponowanymi nazwami firm, z którymi mają się odbyć spotkania i uzasadnienie ich wyboru | 0-10 pkt |
| Oferta noclegowa pod kątem jakości miejsca noclegowego i odległości od targów oraz czasu/środka transportu dojazdu do nich | 0-10 pkt |
Oferty należy przesyłać mailem oraz w wersji papierowej (2 egzemplarze podpisane przez osoby upoważnione) do 16 sierpnia 2023 do godziny 12:00 na adres:
Polska Izba Żywności Ekologicznej
- Kickiego 1 lok U3
Warszawa, 04-373
Ważne będą tylko oferty opiewające na całość działań.
Kwota budżetu kampanii nie może przekroczyć 198 400 NETTO
W razie pytań prosimy o maila na adres: projekty@pize.info.pl
TERMIN REALIZACJI WYDARZENIA: zgodnie z terminem targów Biofach, Norymberga, Niemcy, 13-16 lutego 2024 plus nocleg przed targami.
OGŁOSZENIE Z DNIA 16 sierpnia 2023
WYNIKI KONKURSU:
NINIEJSZYM INFORMUJEMY, ŻE ZE WZGLĘDU NA FAKT, ŻE NIE OTRZYMALIŚMY ŻADNEJ OFERTY SPEŁNIAJĄCEJ WYMOGI OFERTOWE TERMIN ZGŁASZANIA OFERT ULEGŁ PRZEDŁUŻENIU DO DNIA 30 SIERPNIA 2023 DO GODZ. 12:00.
Oferty należy przesyłać mailem na adres:
projekty@pize.info.pl oraz w wersji papierowej na adres Kickiego 1/u4, 04-373 Warszawa.
W razie pytań prosimy o maila na adres: zarzad@pize.info.pl
OGŁOSZENIE z dnia 30.08.2023
WYNIKI KONKURSU:
NINIEJSZYM INFORMUJEMY, ŻE NIE DOSTALIŚMY ŻADNEJ OFERTY SPEŁNIAJĄCEJ WYMOGI OFERTOWE. Zapytanie pozostaje otwarte dla wszystkich zainteresowanych poza formułą konkursową.
Prosimy o kontakt na adres:
