Zapytanie ofertowe Polska Izba Żywności Ekologicznej na Biofach
25 października 2022, Warszawa,
Polska Izba Żywności Ekologicznej ogłasza:
Zapytanie ofertowe Polska Izba Żywności Ekologicznej na Biofach:
Przedmiotem projektu jest przygotowanie stoiska i przestrzeni do pozyskiwania potencjalnych kupców polskich ekologicznych owoców, warzyw, zbóż i przetworów z tych produktów.
W ramach dofinansowania planujemy udział w targach BIOFACH 2023 na polskim, wspólnym stoisku realizowanym przez KOWR.
W ramach grantu do pokrycia są koszty reprezentacji Izby która zaprezentuje na stoisku minimum 50 produktów: polskich producentów owoców, warzyw i zbóż.
Będą to produkty polskich producentów, którzy, by je jak najlepiej zaprezentować również będą obecni na stoisku Izby. W ramach kosztów stoiska należy pokryć koszty: przestrzeń targową, wyposażenie (najem), pakiety komunikacyjne umożliwiające wystawienie niniejszych produktów i wymagane przez targi, koszty reprezentacji (max 2 osoby na producenta reprezentującego minimum 5 produktów) oraz działań promocyjnych i organizacyjnych towarzyszących stoisku. Pozostałe koszty pobytu (jak wyżywienie, ew. pozabudżetowe koszty dojazdu czy hotelu w przypadku kolejnych zwyżek cenowych czy większej ilości reprezentantów z poszczególnych firm) zostanie pokryte przez producentów samodzielnie i nie są uwględnione w projekcie.
Aby udział w targach był efektywny nalezy zaplanować umówienie przynajmniej 40 spotkań w naszej przestrzeni targowej oraz u innych wystawców targowych dla reprezentantów Izby oraz polskich producentów – podwystawców stoiska Piże pokazujących na targach swoje produkty. Spotkania i program stoiska zostanie przygotowany przez agencję, która zna rynek niemiecki oraz europejski. Agencja zorganizuje też logistykę całego wyjazdu, wraz z noclegiem.
Każdym targom towarzyszy tzw. wieczór wystawców, na którym w mniej formalnej formule można nawiązać znajomości i rozpocząć biznes. Zaplanowaliśmy zakupienie po 2 bilety dla wszystkich uczestniczących w projekcie firm oraz dla 4 członków zespołu Izby.
Ponadto należy przygotować materiały drukowane na temat atrakcyjności rynku polskiego i możliwości kontaktowania się z polskimi producentami bio chętnymi do eksportu i nawiązania kontaktów (na Biofach).
W sumie na wspólnym stoisku będzie zaprezentowanych minimum 50 produktów wytwarzanych przez min 5 firm z branży owoców i warzyw i 5 zbożowych.
Zaplanowaliśmy też działania dodatkowe, które pomogą nam zachęcić potencjalnych odbiorców do odwiedzenia naszego stoiska:
– przygotowanie stoiska z bezpłatną, ekologiczną kawą polskiego producenta BIO, która ma być atrakcją dla zwiedzających. Do kawy zapewnimy słodki poczęstunek.
– dodatkowo planujemy postawienie w wejściu na hale Biofach znaków informacyjnych z zaproszeniem na nasze stoisko lub hostess – w zależności od tego, co i jak Biofach nam wyceni, bo na dzień dzisiejszy nie dostaliśmy żadnych odpowiedzi w tym temacie.
Całość będzie koordynować Krystyna Radkowska, Prezes Izby, która będzie też osobiście na targach.
Grupą docelową są kupujący – branża z Polski i Europy oraz krajów pozaeuropejskich, w szczególności:
– przetwórcy ekologiczni poszukujący owoców, warzyw, zbóż – głównie z Europy
– sieci, głównie ekologiczne, ale nie tylko,
– dystrybutorzy żywności ekologicznej z Europy i Świata
– sklepy internetowe i stacjonarne
– organizacje pozarządowe – bliźniacze do PIŻE – z którymi kontakt ułatwia dystrubucję polskich produktów i surowców
Potencjalnych kupców jest na zaproponowanych targach ponad 10.000 (raport z poprzednich edycji Biofach). Potrzebą na jaką odpowiada niniejszy projekt jest wymiana kontaktów, możliwość zaprezentowania oferty, rozpoczęcie rozmów w sprawie wymiany handlowej.
Agencje i podwykonawców prosimy o przedstawienie oferty wraz z wyceną do dnia 2 grudnia 2022 roku według wzoru poniżej:
Prosimy o informacje na temat Państwa doświadczenia w realizacji podobnych kampanii i poszczególnych działań, z uwzględnieniem doświadczenia w realizacji:
- stoisk targowych
- umawiania spotkań B2B i znajomości rynku niemieckiego i europejskiego.
KRYTERIA OCENY OFERTY
Ocena ofert
- Złożone oferty zostaną ocenione pod względem spełniania warunków formalnoprawnych udziału w postępowaniu oraz pod względem merytorycznym, określonych w Zapytaniu. Szczegółowe zapisy tabeli przedstawionej w konkursie są wymagane a ich brak będzie powodował odrzucenie oferty.
- Jeżeli oferta nie spełni któregokolwiek z warunków udziału w postępowaniu wymienionych w zapytaniu ofertowym zostanie odrzucona. Warunkiem formalnym dopuszczenia do dalszej oceny jest złożenie oferty w terminie.
- Ocenie merytorycznej zostaną poddane wyłącznie oferty spełniające kryteria oceny formalnoprawnej.
- Oferty pod względem merytorycznym oceniane będą punktowo. Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta, wynosi łącznie 100 pkt.
- Za najkorzystniejsza ofertę zamawiający uzna tę, która otrzymała największą ilość punktów spośród ocenianych ofert, w oparciu o ustalone kryteria oceny merytorycznej.
| Lp. | Kryterium | Maksymalna liczba punktów |
| 1. | Cena | 70 |
| 2. | Przedstawienie szczegółowej koncepcji obecności na targach, realizującej opisany w zapytaniu konkursowym | 30 |
KRYTERIUM 1 – CENA
Kryterium będzie rozpatrywane w oparciu o podane całościowe bezpośrednie koszty podwykonawstwa, czyli łącznie koszty przygotowania i realizacji działań i wynagrodzenia organizacji wdrażającej. Zamawiający przydzieli każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów wg poniższego wzoru:
C min
C = ____________________ x 70 pkt
C x
gdzie:
C – liczba punktów za kryterium „cena”;
C min – najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert;
C x – cena oferty rozpatrywanej
Oferent, który zaproponuje najniższą cenę, otrzyma 70 punktów, natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów według powyższego wzoru.
KRYTERIUM 2 – SZCZEGÓŁOWA KONCEPCJA OBECNOŚCI NA TARGACH
Zamawiający przyzna każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów (maksymalnie 30 pkt.). Zamawiający przyzna punkty, uwzględniając poniższe kryteria:
| Atrakcyjność proponowanych aktywności pod kątem wzbudzenia zainteresowania uczestników targów i zwiększenia liczby odwiedzających stoisko. Oceniany będzie sposób organizacji przestrzeni stoiska, ekspozycji, jakość poczęstunku, dodatkowe działania promujące stoisko na targach. | 0-10 pkt |
| Proponowany zakres spotkań z potencjalnymi kupcami: zaproponowane firmy z którymi mają się odbyć spotkania i uzasadnienie ich wyboru | 0-10 pkt |
| Oferta noclegowa pod kątem jakości miejsca noclegowego i odległości od targów oraz czasu/środka transportu dojazdu do nich | 0-10 pkt |
Oferty należy przesyłać mailem do 2 grudnia 2022 do godziny 12stej na adres:
Oferty mogą opiewać na całość działań lub poszczególne punkty z powyższej tabeli (dowolną ich ilość).
Kwota budżetu kampanii nie może przekroczyć 160.800 NETTO
W razie pytań prosimy o maila na adres: projekty@pize.info.pl
TERMIN REALIZACJI WYDARZENIA: zgodnie z terminem targów Biofach, Norymberga, Niemcy, 14-17 lutego 2023.
OGŁOSZENIE Z DNIA 2 grudnia 2022
WYNIKI KONKURSU:
NINIEJSZYM INFORMUJEMY, ŻE ZE WZGLĘDU NA FAKT, ŻE NIE DOSTALIŚMY ŻADNEJ OFERTY SPEŁNIAJĄCEJ WYMOGI OFERTOWE TERMIN ZGŁASZANIA OFERT ULEGŁ PRZEDŁUŻENIU DO DNIA 20 GRUDNIA 2022.
Oferty należy przesyłać mailem na adres:
W razie pytań prosimy o maila na adres: zarzad@pize.info.pl
OGŁOSZENIE Z DNIA 20 grudnia 2022
WYNIKI KONKURSU:
NINIEJSZYM INFORMUJEMY, ŻE NIE DOSTALIŚMY ŻADNEJ OFERTY SPEŁNIAJĄCEJ WYMOGI OFERTOWE. Zapytanie pozostaje otwarte dla wszystkich zainteresowanych poza formułą konkursową.
Prosimy o kontakt na adres:
