Zapytanie ofertowe SIAL 2024

Warszawa, 14 marca 2024

Polska Izba Żywności Ekologicznej ogłasza:

Zapytanie ofertowe na realizację projektu:

Polska Izba Żywności Ekologicznej na SIAL

Przedmiotem projektu jest przygotowanie stoiska i przestrzeni do promocji polskich ekologicznych owoców i warzyw celem zwiększenia ich sprzedaży i eksportu na targach SIAL 2024.

W ramach dofinansowania planujemy udział w targach SIAL 2024 na polskim, wspólnym stoisku realizowanym przez KOWR.

Najważniejszym działaniem oraz wydatkiem w budżecie projektu jest udział we wspólnym stoisku realizowanym przez KOWR. KOWR kupuje stoisko oraz tworzy całą jego zabudowę (elegancką wyspę, zaplecze, strukturę itp.). Są to koszty rzędu kilkuset tysięcy, a całe stoisko składa się z kilku stref. KOWR w ramach udziału we wspólnym stoisku daje możliwość Izbie do zaprezentowania polskich produktów po poniesieniu kosztów części stoiska przeznaczonej dla PIŻE.

W ramach samej realizacji stoiska Izba pokrywa dwa koszty:

Koszt mebli dedykowanych wystawie konkretnych produktów – witryn czy lady

Koszt „podłogi” i ID passów dla osób pracujących na stoisku.

Te dwa koszty składają się na FV z KOWR (dodatkowe ID passy na FV bezpośrednio od targów), którą pokrywamy jako Izba.

Celem udziału w stoisku jest zwiększenie sprzedaży polskiej oferty BIO – czyli nawiązanie jak największej ilości kontaktów biznesowych. Udział w targach SIAL to doskonała ku temu okazja.

Stąd podejmujemy w ramach projektu następujące działania:

umówienie spotkań – agencja lub osoba, która zna rynek europejski i kupców, których warto zaprosić do rozmów na temat eksportu polskich warzyw i owoców BIO, umówi 40 spotkań. Są to spotkania dla poszczególnych produktów lub grup produktowych. Przykładowowe we Francji są trzy prężne sieci sklepów BIO: Biocoop, Natiralia i La Vie Claire. Każda z nich ma około 10 kupców. Każdy z nich specjalizuje się w innej grupie produktowej – np. soki. W takim wypadku spotkanie z nim – zależnie od tego jaka będzie potrzeba zostanie umówione albo jako jedno spotkanie z wszystkimi producentami soków obecnymi na naszym stoisku, albo z każdym z nich osobno na stoisku naszym lub danej sieci. W ten sposób ilość 40 umówionych spotkań może się przełożyć na więcej, gdyż spotkanie z jednym kupcem może wygenerować spotkania z 5 producentami.

Ponadto planujemy koszty związane z produkcją materiałów.

Grafika i przygotowanie katalogu o rynku polskim oraz innych materiałów promocyjno-informacyjnych wykorzystywanych na stoisku (np.. rollup czy ologowanie projektowe) – komplet.

DRUK katalogów (500 szt.)

Katalogi mają przybliżyć potencjalnym zainteresowanym ofertę polskiego rynku owoców i warzyw BIO. Będą tam podstawowe informacje o naszym rynku i możliwościach eksportowym/importowym jakie otwiera. Nie będzie to katalog wskazujący konkretne loga i produkty a poglądowy i zachęcający do przyjrzenia się polskiemu rynkowi produktów BIO.

Katalogi są rozdawane na stoisku wszystkim zainteresowanym współpracą z polskimi producentami. W roku 2022 i 2023 rozdaliśmy wszystkie katalogi, stąd szacujemy, że ta ilość jest dokładnie adekwatna do zapotrzebowania.

Zaplanowaliśmy też, jako usługę zewnętrzną zatrudnienie agencji, która zorganizuje cały wyjazd.

Agencja organizuje wyjazd, czyli całą logistykę i harmonogram wydarzenia:

znajduje hotel dla wszystkich (Nocleg dla 16 osób (po 2 z firm prezentujących produkty na stoisku i 4 z PIŻE) w terminie targów: 19-23 X 2024, plus przed i po, czyli pierwsza doba od 18 X, a wyjazd 24 X, przy czym 4 osoby z obsługi PIŻE pojadą dwa dni wcześniej, by przygotować wszystko na miejscu) = 104 osobonocy)
Agencja ma tez za zadanie prowadzenie stałego kontaktu z zainteresowanymi producentami żywności Bio z polski tak, by wszyscy na równych prawach mogli skorzystać z udziału we wspólnym stoisku.
Transport – wynajęcie firmy, która zorganizuje transport na targi 40 kartonów żywności, ulotek itp. z których będziemy korzystać na targach.

Udział w targach SIAL w roku 2024 będzie pierwszym naszym udziałem w tych targach, jednak nie pierwszym udziałem w targach w ogóle. Do tej pory Izba brała udział w siedmiu edycjach targów BIOFACH, a w latach 2022 i 2023 korzystała już z grantu na to działanie. Każdorazowo było to z korzyścią̨ dla prezentowanych polskich produktów, nastąpiła wymiana kontaktów, która dała możliwości eksportowe. Ewaluacja z realizacji naszych stoisk jest dostępna w KOWR. W skrócie z zaplanowanych 40 spotkań odbyły się wszystkie, do tego kolejnych kilkadziesiąt. Były to spotkania głównie z odbiorcami: sklepami, sieciami, dystrybutorami.

Agencje i podwykonawców prosimy o przedstawienie oferty wraz z wyceną do dnia 28 marca 2024 roku według wzoru DOSTĘPNEGO TUTAJ.

Prosimy o informacje na temat Państwa doświadczenia w realizacji podobnych kampanii i poszczególnych działań, z uwzględnieniem doświadczenia w realizacji:

stoisk targowych

umawiania spotkań B2B i znajomości rynku francuskiego i europejskiego żywności ekologicznej

KRYTERIA OCENY OFERTY

Ocena ofert

Złożone oferty zostaną ocenione pod względem spełniania warunków formalnoprawnych udziału w postępowaniu oraz pod względem merytorycznym, określonych w Zapytaniu. Szczegółowe zapisy tabeli przedstawionej w konkursie są wymagane, a ich brak będzie powodował odrzucenie oferty. W szczególności błędem formalnym jest niezałączenie a) listy min. 20 firm z opisem osób, z którymi mają się odbyć spotkania i uzasadnienie ich wyboru b) potwierdzenie wstępnej rezerwacji hotelu z jego opisem
Jeżeli oferta nie spełni któregokolwiek z warunków udziału w postępowaniu wymienionych w zapytaniu ofertowym zostanie odrzucona. Warunkiem formalnym dopuszczenia do dalszej oceny jest złożenie oferty w terminie.
Ocenie merytorycznej zostaną poddane wyłącznie oferty spełniające kryteria oceny formalnoprawnej w tym obecność wszystkich wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym załączników.
Oferty pod względem merytorycznym oceniane będą punktowo. Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta, wynosi łącznie 100 pkt.
Za najkorzystniejsza ofertę zamawiający uzna tę, która otrzymała największą ilość punktów spośród ocenianych ofert, w oparciu o ustalone kryteria oceny merytorycznej.
Złożona oferta musi oferować całość działań projektowych.

Lp.	Kryterium	Maksymalna liczba punktów
1.	Cena	70
2.	Proponowany zakres spotkań z potencjalnymi kupcami: wymagany załącznik z zaproponowanymi nazwami minimum 20 firm i opisem osób, z którymi mają się odbyć spotkania i uzasadnienie ich wyboru – te dane zostaną zweryfikowane w trakcie oceny oferty, brak załącznika to błąd formalny oferty.	20
3.	Oferta noclegowa pod kątem jakości miejsca noclegowego – ze wskazaniem hotelu w którym jest proponowany nocleg i potwierdzeniem wstępnej rezerwacji i odległości od targów oraz czasu/środka transportu dojazdu do nich	10

KRYTERIUM 1 – CENA

Kryterium będzie rozpatrywane w oparciu o podane całościowe bezpośrednie koszty podwykonawstwa, czyli łącznie koszty przygotowania i realizacji działań i wynagrodzenia organizacji wdrażającej. Zamawiający przydzieli każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów wg poniższego wzoru:

C min

C = ____________________ x 70 pkt

C x

gdzie:

C – liczba punktów za kryterium „cena”;

C min – najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert;

C x – cena oferty rozpatrywanej

Oferent, który zaproponuje najniższą cenę, otrzyma 70 punktów, natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów według powyższego wzoru.

KRYTERIUM 2 – SZCZEGÓŁOWA KONCEPCJA OBECNOŚCI NA TARGACH

Zamawiający przyzna każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów (maksymalnie 30 pkt.). Zamawiający przyzna punkty, uwzględniając poniższe kryteria:

Atrakcyjność proponowanych aktywności pod kątem wzbudzenia zainteresowania uczestników targów i zwiększenia liczby odwiedzających stoisko. Oceniany będzie sposób organizacji przestrzeni stoiska (wymagane porozumienie z KOWR w tym zakresie, jako załącznik do oferty), ekspozycji, jakość poczęstunku, dodatkowe działania promujące stoisko na targach.	0-10 pkt
Proponowany zakres spotkań z potencjalnymi kupcami: wymagany załącznik z zaproponowanymi nazwami firm, z którymi mają się odbyć spotkania i uzasadnienie ich wyboru	0-10 pkt
Oferta noclegowa pod kątem jakości miejsca noclegowego i odległości od targów oraz czasu/środka transportu dojazdu do nich	0-10 pkt

Oferty należy przesyłać mailem oraz w wersji papierowej (2 egzemplarze podpisane przez osoby upoważnione) do 28 marca 2024 do godziny 12:00 na adres:

projekty@pize.info.pl

Polska Izba Żywności Ekologicznej, ul. Kickiego 1 lok U4

Warszawa, 04-373

Ważne będą tylko oferty opiewające na całość działań.

Kwota budżetu kampanii nie może przekroczyć 220 000 NETTO

W razie pytań prosimy o maila na adres: projekty@pize.info.pl

TERMIN REALIZACJI WYDARZENIA: zgodnie z terminem targów SIAL, Paryż, Francja, 19-24 października 2024 plus nocleg przed targami.

OGŁOSZENIE Z DNIA 28 marca 2024

WYNIKI KONKURSU:

NINIEJSZYM INFORMUJEMY, ŻE ZE WZGLĘDU NA FAKT, ŻE NIE OTRZYMALIŚMY ŻADNEJ OFERTY SPEŁNIAJĄCEJ WYMOGI OFERTOWE TERMIN ZGŁASZANIA OFERT ULEGŁ PRZEDŁUŻENIU DO DNIA 11 KWIETNIA 2024 DO GODZ. 12:00.

Oferty należy przesyłać mailem na adres:

projekty@pize.info.pl oraz w wersji papierowej na adres Kickiego 1/u4, 04-373 Warszawa.

W razie pytań prosimy o maila na adres: projekty@pize.info.pl

Link do konkursu: https://jemyeko.com/zapytanie-ofertowe-sial-2024/

OGŁOSZENIE Z DNIA 20 marca 2024

WYNIKI KONKURSU:

NINIEJSZYM INFORMUJEMY, ŻE NIE OTRZYMALIŚMY ŻADNEJ OFERTY SPEŁNIAJĄCEJ WYMOGI OFERTOWE. Zapytanie pozostaje otwarte dla wszystkich zainteresowanych poza formułą konkursową.

Prosimy o kontakt na adres:

zarzad@pize.info.pl