Polska Izba Żywności Ekologicznej ogłasza: Zapytanie ofertowe Polska Izba Żywności Ekologicznej na Biofach 2025

Przedmiotem projektu jest przygotowanie stoiska i przestrzeni do pozyskiwania potencjalnych kupców polskich ekologicznych owoców, warzyw, zbóż i przetworów z tych produktów. 

W ramach dofinansowania planujemy udział w targach BIOFACH 2025 na polskim, wspólnym stoisku realizowanym przez KOWR oraz działania dodatkowe opisane poniżej. Oferent w ramach przygotowania oferty dla Izby powinien dostarczyć dokument potwierdzający, że realizacja przez niego tego świadczenia jest możliwa. 

W ramach grantu do pokrycia są koszty reprezentacji Izby która zaprezentuje na stoisku min 100 produktów BIO. Produkty polskich eko producentów owoców, warzyw i zbóż. 

Będą to produkty polskich producentów, którzy, by je jak najlepiej zaprezentować również będą obecni na stoisku Izby. W ramach kosztów stoiska należy pokryć koszty: przestrzeń targową, wyposażenie (najem), pakiety komunikacyjne umożliwiające wystawienie niniejszych produktów i wymagane przez targi, koszty reprezentacji (max 2 osoby na producenta reprezentującego minimum 5 produktów, ok 10 producentów) oraz działań promocyjnych i organizacyjnych towarzyszących stoisku opisanych poniżej. 

Aby udział w targach był efektywny nalezy zaplanować umówienie przynajmniej 50 spotkań w naszej przestrzeni targowej oraz u innych wystawców targowych dla reprezentantów Izby oraz polskich producentów – podwystawców stoiska Piże pokazujących na targach swoje produkty. Poszukujemy agencji lub osoby, która zna rynek europejski i kupców, których warto zaprosić do rozmów na temat eksportu polskich warzyw, owoców i zbóż (oraz przetworów) BIO i będzie w stanie umówić 50 spotkań branżowych. Są to spotkania dla poszczególnych produktów lub grup produktowych. Agencja zorganizuje też logistykę całego wyjazdu, wraz z noclegiem.

Każdym targom towarzyszy tzw. wieczór wystawców, na którym w mniej formalnej formule można nawiązać znajomości i rozpocząć biznes. Zaplanowaliśmy zakupienie biletów na wieczór wystawców.

Ponadto należy przygotować materiały drukowane na temat atrakcyjności rynku polskiego i możliwości kontaktowania się z polskimi producentami bio  chętnymi do eksportu i nawiązania kontaktów (na Biofach). Katalogi są rozdawane na stoisku wszystkim zainteresowanym współpracą z polskimi producentami oraz przez hostessy. Zaplanowaliśmy katalogi, 500 szt. 

Zaplanowaliśmy też działania dodatkowe, które pomogą nam zachęcić potencjalnych odbiorców do odwiedzenia naszego stoiska: 

– przygotowanie stoiska z bezpłatną, ekologiczną kawą polskiego producenta BIO, która ma być atrakcją dla zwiedzających. Do kawy należy zapewnić słodki poczęstunek.

– dodatkowo planujemy postawienie w wejściu na hale Biofach hostess, które będą zapraszać na nasze stoisko

Grupą docelową są kupujący – branża z Polski i Europy oraz krajów pozaeuropejskich, w szczególności:

– przetwórcy ekologiczni poszukujący owoców, warzyw, zbóż – głównie z Europy

– sieci, głównie ekologiczne, ale nie tylko,

– dystrybutorzy żywności ekologicznej z Europy i Świata

– sklepy internetowe i stacjonarne 

– organizacje pozarządowe – bliźniacze do PIŻE – z którymi kontakt ułatwia dystrubucję polskich produktów i surowców

Potencjalnych kupców jest na zaproponowanych targach ponad 10.000 (raport z poprzednich edycji Biofach). Potrzebą na jaką odpowiada niniejszy projekt jest wymiana kontaktów, możliwość zaprezentowania oferty, rozpoczęcie rozmów w sprawie wymiany handlowej. 

OPIS DZIAŁANIA

Prosimy o informacje na temat Państwa doświadczenia w realizacji podobnych kampanii i poszczególnych działań, z uwzględnieniem doświadczenia w realizacji:

• zagranicznych stoisk targowych – konieczne są minimum dwa działania o podobnej skali i minimum takim budżecie jak w niniejszym ogłoszeniu

• umawiania spotkań B2B i znajomości rynku niemieckiego i europejskiego – prosimy o przesłanie listy 50 firm, z którymi planowaliby Państwo potencjalne spotkania

KRYTERIA OCENY OFERTY 

1.               Ocena ofert
2.     Złożone oferty zostaną ocenione pod względem spełniania warunków formalnoprawnych udziału w postępowaniu oraz pod względem merytorycznym, określonych w Zapytaniu. Szczegółowe zapisy tabeli przedstawionej w konkursie są wymagane a ich brak będzie powodował odrzucenie oferty.
3.     Jeżeli oferta nie spełni któregokolwiek z warunków udziału w postępowaniu wymienionych w zapytaniu ofertowym zostanie odrzucona.  Warunkiem formalnym dopuszczenia do dalszej oceny jest złożenie oferty w terminie.
4.     Ocenie merytorycznej zostaną poddane wyłącznie oferty spełniające kryteria oceny formalnoprawnej.
5.     Oferty pod względem merytorycznym oceniane będą punktowo. Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta, wynosi łącznie 100 pkt. 
6.     Za najkorzystniejsza ofertę zamawiający uzna tę, która otrzymała największą ilość punktów spośród ocenianych ofert, w oparciu o ustalone kryteria oceny merytorycznej.

KRYTERIUM 1 – CENA

Kryterium będzie rozpatrywane w oparciu o podane całościowe bezpośrednie koszty podwykonawstwa, czyli łącznie koszty przygotowania i realizacji działań i wynagrodzenia organizacji wdrażającej. Zamawiający przydzieli każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów wg poniższego wzoru: 

C min

C =       ____________________    x 70 pkt

C x

gdzie: 

C – liczba punktów za kryterium „cena”; 

C min – najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert; 

C x – cena oferty rozpatrywanej

Oferent, który zaproponuje najniższą cenę, otrzyma 70 punktów, natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów według powyższego wzoru.  

KRYTERIUM 2 – SZCZEGÓŁOWA KONCEPCJA OBECNOŚCI NA TARGACH

Zamawiający przyzna każdej badanej ofercie odpowiednią liczbę punktów (maksymalnie 30 pkt.). Zamawiający przyzna punkty, uwzględniając poniższe kryteria:

Oferty należy przesyłać mailem do 9 grudnia 2024 do godziny 12stej  na adres:

promocja@pize.info.pl oraz dostarczyć w wersji papierowej, w dwóch egzemparzach podpisanych na każdej stronie do biura Izby: 

Kickiego 1 lok U4

Warszawa 04-373

Oferty mogą opiewać na całość działań lub poszczególne punkty z powyższej tabeli (dowolną ich ilość).

Kwota budżetu kampanii nie może przekroczyć 160.800 NETTO

W razie pytań prosimy o maila na adres: promocja@pize.info.pl

TERMIN REALIZACJI WYDARZENIA: zgodnie z terminem targów Biofach, Norymberga, Niemcy, 11-14 lutego 2025.

Na oferty czekamy od 25 listopada do 9 grudnia 2024 roku. 

OGŁOSZENIE Z DNIA 19 grudnia 2024

WYNIKI KONKURSU:

NINIEJSZYM INFORMUJEMY, ŻE ZE WZGLĘDU NA FAKT, ŻE NIE OTRZYMALIŚMY ŻADNEJ OFERTY SPEŁNIAJĄCEJ WYMOGI OFERTOWE, POSTĘPOWANIE PRZETARGOWE ZOSTAŁO ZAKOŃCZONE.